Listas de tareas – To Do List

“La clave para gestionar tu tiempo está en gestionar tus prioridades.”

Cada día nos saturamos más de cosas por hacer, el ritmo acelerado del día a día a veces nos hace tener la sensación de que no podemos llegar a todo. Una técnica muy sencilla y que puede ayudarnos a iniciar la organización de nuestros días, así como identificar las actividades más importantes son las LISTAS DE TAREAS.

¡Sirven para muchos propósitos, son eficientes, prácticas, fáciles de crear y de seguir!

Si estas decidida a iniciar en el camino de gestionar tu tiempo, esta es una de las herramientas clave. Así que empecemos…

Primero vamos con la definición: Una lista de tareas es un conjunto de cosas para hacer.
Objetivos son el final, el logro.
Tareas son las actividades que nos ayudan a cumplir ese logro.

¡¡No los confundas y solo pon tareas en tu lista!!

Listo así de simple, no hay más.

Una buena organización de las tareas diarias por realizar nos ayuda a mantener el orden, te dará armonía pues te ayuda a identificar como usaras tu energía por lo que te sentirás más relajada y notarás que empiezas a tener todo bajo control desencadenando la reducción de tus niveles de estrés.

Las tareas de tu lista tienen que compartir tres características: incluyen actividad real, se pueden completar en periodo corto e inmediato, y solo tú las puedes llevar a cabo.

Para empezar a trabajar con una lista de tareas te comparto los siguientes consejos:

1.- Haz la lista de tareas el día antes. El momento ideal para hacer tu lista de tareas es al finalizar el día así puedes pasar alguna tarea que se haya quedado rezagado del día, trata de no empezar el día haciendo la lista si no tenerla ya lista para iniciar de otra forma perderás tiempo en que estás más fresca y llena de energía además que podrías llenarte de agobio en lugar de arrancar con energía. Esta deberá ser tú última tarea de cada día.

2.- Empieza con cosas fáciles. Esto hará que te motives al concluirlos y comenzarás el día con sensación de productividad, inmediatamente después escribe dos objetivos importantes.

Un ejemplo de esto puede ser: Tender mi cama, Abrir ventana, escribir en mi blog, Diseñar nueva portada del mes.

3.- Prepara una lista nueva todos los días. No dejes que las mismas tareas se atasquen de un día para otro. Esto también es otra manera de asegurarnos de que estamos haciendo cosas realmente productivas cada día, y no simplemente preparando una bonita lista de deseos. Escoge tu espacio donde te sientas más cómoda y cada día al final del día realiza la lista de tareas del día siguiente.

4.- Cuidado con la longitud. Recién empiezas con esta herramienta puedes considerar que la primera semana 5 cosas en la lista sean suficientes para empezar el hábito, hacer una lista de tareas con 20 elementos es un gran error; debe ser breve y enfocada en lo más importante.

5.- Crea tareas específicas y detalladas. Considera que es una herramienta que debe ser ayudarte a gestionar mejor tu tiempo, no para hacerte pensar o desviarte de los objetivos; por esto es importante tener todo anotado en las tareas y que sean lo más precisa posible e incluir todos los datos que necesites para trabajar en el momento.

Un ejemplo de esto puede ser: Llamada a editor de libro (55-xxx-xx-xx), Hacer módulo 2 taller de pintura (https:tallerdepintura.com), etc.

6.- Marca lo que vayas consiguiendo. Conforme vayas terminando una tarea o al final del día que hagas la revisión y cierre no olvides marcar aquellas tareas completadas, esto es muy importante no sólo como organización y orden sino psicológicamente percibirás la sensación de satisfacción y logro, te sentirás motivada a continuar con esta poderosa herramienta. Puedes marcarlas con una paloma, rellenando un espacio con alguna figura que pongas antes de la tarea, o cualquier símbolo positivo que te haga sentir feliz.

Si en la lista de tareas identificas alguna que sea complicada, lleve días lograrla o necesites participación de otras personas, retírala de la Lista pues podría frustrarte tenerla ahí por días, es preferible usa otro tipo de herramientas para ellas. Un buen método que podrías aplicar, en caso que desees dejarla, es partir esa tarea a sub-tareas más pequeñas que contengan las características iniciales y de esta forma fluyan con el inicio de la organización. Identificarás esa tarea que nunca terminas y solo la saltas de semana a semana o de lista a lista, el consejo es que si ya la “reprogramaste 3 veces seguidas” toma una pausa y responde las siguientes preguntas ¿Por qué me cuesta hacerla? ¿Puede esperar? ¿La puedo delegar? Sé franca contigo y decide si la puedes acomodar en un mejor momento, hazla ya mismo o desecharla hasta saber que realmente vas a hacerla.

Fíjate objetivos diarios fáciles de mantener a la hora de organizarte, no pretendas hacer cada día una maratón de tareas, esto aparte de desgastarte, no motiva. Organiza tu día dependiendo del tiempo del que dispongas.

Recuerda que es importante que valores lo que estás haciendo en ese momento y que lo disfrutes. Evita las distracciones y tener la cabeza en otras cosas, cuando realices tus tareas pon atención plena, concéntrate y no dejes que esos ladrones de tiempo o como yo les llamo fugas de energía te invadan o harán que necesites más tiempo para realizarlas. Apaga el celular, silencia las notificaciones de tus redes sociales y enfócate en las tareas a realizar.

La lista de tareas es un gran paso para la organización personal y gestión del tiempo, pero puede convertirse en una trampa mortal y volverte loca así que antes que te ahogues desde el inicio te dejo los principales 4 errores a evitar:

• Hacer la lista de tareas demasiado larga.

• No priorizar correctamente las tareas.

• No calcular correctamente el tiempo que llevará cada tarea.

• Mezclar diferentes tipos de tareas entre sí.

En cuanto al diseño o formato las listas pueden ser súper simples … o pueden ser artísticas y creativas y no tener un formato de lista estándar. Para ti que vas iniciando te recomiendo tomar un formato básico y con mucho color o algo inspirador para que estés motivada a verla y seguirla.

Si ya no tienes costumbre de escribir a mano o te acomoda más la tecnología, hay muchas apps existentes en el mercado que pueden ayudarte, además de que te permitirán acceder a tu lista en cualquier momento y lugar.

Algunos ejemplos son: Do!, Keep (súper recomendable porque la puedes ver desde tu cuenta de correo) o To Do.

Papel o tecnología los principios, características y consejos que te detallo aquí aplican por igual, lo importante a mantener en mente es que inicias esto para estar motivada a organizarte y conseguir terminar tus metas.

¿Vas a iniciar tu lista de tareas? ¿Qué tienes en mente desde hace tiempo y no has logrado terminar? ¿Quieres iniciar este camino a la organización? ¿Qué es lo primero en tu lista?

Lo principal de usar el sistema de listas de tareas es realizar una tarea a la vez, focalizar y avanzar en un orden, la importancia en que escribas la lista te va a guiar en tu día a día. Recuerda que es un sistema que te ayuda a descargar la mente, escribir detalladamente las tareas por hacer te genera calma y reduce el estrés.